La IA y la automatización de procesos para aumentar la eficiencia y reducir costes

En este artículo vamos a centrarnos en cómo la inteligencia artificial (IA) puede aumentar la eficiencia y reducir los costes de su empresa mediante la automatización de procesos que se llevan a cabo.

Muchas empresas, conscientes de que no pueden seguir confiando únicamente en las formas tradicionales de hacer negocios, están incorporando tecnologías basadas en inteligencia artificial para no quedar obsoletas y continuar siendo competitivas. De esta forma, están surgiendo nuevos modelos de negocio y nuevos métodos para reducir costes y que, se mantenga e, incluso, se mejore la calidad del producto o servicio.

Por supuesto, la incorporación de tecnologías basadas en inteligencia artificial está siendo cada vez más necesaria para mejorar de forma significativa la eficiencia y la calidad de los productos y servicios.

La automatización es clave para sobrevivir al mercado

En un mercado tan cambiante y competitivo como el actual, los presupuestos de muchas empresas son cada vez más limitados y sus recursos más reducidos, mientras que, por contra, las expectativas de los usuarios son cada vez mayores, sobre todo en lo que se refiere a precios competitivos y plazos de entrega más reducidos.

Por tanto, la implementación de IA en los procesos, para anticiparse y adaptarse a los nuevos retos que plantean las tendencias emergentes, está convirtiéndose en uno de los principales factores diferenciales entre las empresas.

La automatización de procesos mediante el uso de las nuevas tecnologías cognitivas son claves para ayudar a las empresas a optimizar sus procesos, la productividad de sus empleados, su inventario y su información relevante.

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No cabe duda de que la IA está transformando, por ejemplo, la industria de consumo masivo: desde la optimización de la cadena de suministro hasta la personalización y el suministro de productos y/o servicios.

Cada vez son más las empresas que están implementando tecnologías basadas en IA para optimizar sus procesos productivos. De este modo, se liberan de las actividades que aportan poco o ningún valor, reducen los errores y aumentan la velocidad de las operaciones o transacciones.

Es evidente que la IA augura un enorme potencial para ofrecer soluciones innovadoras y rentables a las organizaciones. 

Pero, ¿cómo la inteligencia artificial mejora la eficiencia y aporta nuevos beneficios a su empresa mediante la automatización de los procesos?

Básicamente, la IA aplicada en la automatización ayuda a identificar y eliminar las tareas repetitivas y/o innecesarias, es decir, la necesidad de la intervención humana en determinados procesos, por lo que el personal se ve liberado —hasta cierto punto, pues debe responsabilizarse de la supervisión y el mantenimiento— para poder realizar tareas que aporten un valor añadido a la organización.

Diversos estudios indican que la mayoría de las empresas, en los diferentes sectores, que implementan el aprendizaje automático obtienen una mejora superior al 200 % en los KPIs de sus procesos comerciales.

Para hacer posible que esta transformación sea eficiente en su negocio, es necesario primero identificar y analizar, con el apoyo de la inteligencia artificial, aquellos procesos susceptibles de ser automatizados — control de stock, clasificación, empaquetado, envío, etc.—, así como las áreas y departamentos implicados, con el objetivo de evaluar adecuadamente su coste y viabilidad.

Hacia una cultura de la automatización de procesos

La automatización no sólo posibilita reducir el tiempo y los costes de producción, sino que también permite instaurar una dinámica productiva más precisa y consistente. En resumen, se trata de integrar una «cultura de la automatización» a nivel global en la empresa para impulsar su rendimiento y escalabilidad futuras. 

En el siguiente apartado, vamos a ver cómo podemos realizar una automatización de procesos inteligente en nuestra empresa.

Cómo llevar a cabo una automatización inteligente

Lo primero que debemos hacer es detectar los flujos de trabajo críticos y determinar qué automatizaciones son posibles —y necesarias— en nuestra empresa, con el fin de concretar la infraestructura de automatización de procesos más adecuada en cada caso, así como la gestión de la misma por parte del personal de la organización, que debe estar involucrado desde el principio para adquirir los conocimientos y las habilidades necesarias. Sólo de esta forma se podrá garantizar que el ecosistema tecnológico que se plantee se desarrolle de manera fluida. 

Para realizar una automatización de procesos inteligente, por tanto, es fundamental sentar una base sólida de trabajo que permita involucrar, alinear y armonizar convenientemente los procesos con los actores implicados en nuestra empresa.

Una correcta asignación de las responsabilidades individuales e interdepartamentales es, qué duda cabe, imprescindible para llevar a cabo la posterior centralización de los procesos con ayuda de las tecnologías basadas en IA.

Asimismo, el empleo de inteligencia artificial para mejorar la automatización de los procesos tiene también una serie de beneficios adicionales que enumeramos a continuación.

¿Por qué las empresas deben emplear inteligencia artificial para incrementar su eficiencia y reducir costes?

1. Organiza, categoriza y analiza grandes cantidades de información de forma rápida partiendo de los datos estructurados y no estructurados de la empresa. Esto supone una reducción de los costes de procesamiento, lo que conlleva un ahorro significativo. En este sentido, cuanto menos tiempo se dedique a un proceso determinado, menos impacto tendrá en la cuenta de resultados. Relacionado con esta cuestión, la IA permite obtener datos cada vez más precisos que ofrecen una visión detallada del estado financiero de una empresa.

2. La automatización de procesos permite acceder a información valiosa de forma rápida porque mantiene registros de cada proyecto, factura, informe, etc. Esto se traduce en un acceso instantáneo a los datos más precisos disponibles, lo que permite realizar previsiones financieras más precisas y una gestión más eficaz.

3. Reduce los tiempos en la toma de decisiones analizando datos de diferentes fuentes y ofreciendo soporte en tiempo real, mejorando la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios del mercado.

4. Elimina o reduce las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como la introducción de información en bases de datos o la facturación. Esto posibilita que los trabajadores se centren en tareas más importantes y atractivas. Además, los trabajadores pueden acceder a la información que necesiten desde cualquier lugar y/o dispositivo, lo que fomenta la movilidad.

5. Realiza controles de calidad en los productos de consumo masivo, identificando patrones y tendencias en la producción que facilitan la detección o prevención antes de que estos lleguen al mercado. Por ejemplo, en la producción electrónica, se pueden detectar deficiencias en los componentes antes de que los productos sean ensamblados.

6. Automatiza el servicio al cliente gracias al procesamiento de lenguaje natural y al machine learning, los chatbots, por ejemplo, permitirán mejorar la experiencia del usuario/cliente y ofrecerán un servicio más rápido y efectivo.

7. Optimiza la gestión de la cadena de producción. Al incorporar algoritmos de aprendizaje automático y análisis predictivo, se reducen los tiempos de entrega en hasta un 50 %, lo que mejora la satisfacción del cliente y la competitividad. Además, los procesos de inventario y logística se simplifican con el objetivo de facilitar la predicción de la demanda para controlar el nivel de stock necesario, reduciendo los costes de almacenamiento y transporte.

8. Mejora la predicción en los plazos de entrega porque analiza los patrones de tráfico, históricos de entregas y las predicciones meteorológicas. De este modo, puede predecir mejor cuándo será entregado un paquete, además de optimizar las rutas logísticas para evitar retrasos y reducir los costes de transporte.

Ya hemos visto que una excelente manera de mejorar la eficiencia de nuestro negocio consiste en automatizar los procesos. Entonces, ¿qué tecnologías podemos implementar para la automatización de procesos de nuestra empresa?

Herramientas tecnológicas empleadas para automatizar los procesos

1. La inteligencia artificial (IA). Es nuestro principal aliado a la hora de la automatización de procesos a través de la identificación de patrones, mediante el análisis de una ingente cantidad de datos que nos faciliten tanto la toma de decisiones como la identificación de nuevas oportunidades de venta.

2. Software de gestión empresarial (ERP). Programa informático que se emplea para gestionar diferentes procesos, desde la gestión del inventario hasta la contabilidad y la logística. Constituirá la fuente de datos principal para la inteligencia artificial, a partir de la cual podrá aprender y optimizar todos los procesos de la cadena de valor de cada empresa.

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3. Software de Contract Lifecycle Management CLM. Programa que permite automatizar tareas vinculadas a la gestión con el fin de controlar el ciclo de vida de los contratos de una organización. Esto permite optimizar los flujos de trabajo y reducir la necesidad de intervención manual en la gestión de contratos.

4. Robots y sistemas autónomos para la automatización. Se pueden emplear como sustitutos de la mano de obra humana en tareas repetitivas y/o peligrosas, lo que reduce los riesgos para los trabajadores y mejora la eficiencia. Se utilizan, por ejemplo, para el etiquetado de productos, el montaje de piezas o la carga y descarga de materiales. 

5. Firmas electrónicas. Permite ahorrar tiempo y costes asociados a la impresión, el envío y la gestión de papel, contribuyendo así a la mejora de la sostenibilidad y el cuidado del medio ambiente. Además, se emplean métodos de encriptación y autenticación para garantizar la identidad del firmante y la integridad del documento firmado, cumpliendo, por tanto, con los estándares internacionales de seguridad y cumplimiento normativo.

Como conclusión, podemos afirmar que implementar tecnologías basadas en IA para automatizar ciertos procesos mejora notablemente la eficiencia empresarial porque:

• Reduce los errores.
• Optimiza los tiempos de producción y entrega.
• Mejora la calidad del producto.
• Elimina los procesos innecesarios.
• Reduce el tiempo para la toma de decisiones.

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