¿Qué es un ERP ? Funciones y por qué una empresa debería tenerlo

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Equipo de Gamco

Las siglas ERP significan Enterprise Resource Planning y se trata de un sistema de planificación informático y gestión empresarial capaz de integrar todos los procesos de un negocio como: administración, contabilidad, adquisición de recursos, producción, proveedores, compras, ventas...

El ERP es una suite compuesta por un conjunto de software integrado, llamados módulos, donde cada uno cuenta con las funciones correspondientes. Esta herramienta de planificación bien configurada, es capaz de mejorar la coordinación, aumentar la productividad, optimizar el aprovisionamiento de materiales, las fases de producción… Además,si se implantan modelos basados en la Inteligencia Artificial, puede llegar a tener capacidades predictivas para la toma de decisiones y generar alertas tempranas de impagos para la optimización de los sistemas de gestión, rentabilidad y seguridad de las operaciones de tus clientes.

Cómo funciona un sistema ERP

La base de los sistemas ERP es la recopilación centralizada de datos de los diferentes departamentos y las actividades comerciales. De esta forma, se elimina el problema de duplicidad y desalineación de datos. De esta forma, la empresa puede contar con una única y completa base de datos, capaz de actualizarse en tiempo real cada vez que un usuario de cualquier departamento o nivel jerárquico haga cambios.

En general, una solución ERP se divide en tres partes:

  • La suite es la estructura global del ERP. Es el sistema de información compuesto por módulos seleccionados y configurados según las necesidades específicas del tipo de empresa.
  • Los módulos son las diferentes aplicaciones de software que gestionan un proceso de negocio específico: contabilidad, producción, almacén, compras, ventas, etc.
  • Las funciones son las operaciones individuales que los usuarios pueden realizar dentro de cada módulo y corresponden a las diferentes actividades que debe realizar cada departamento de la empresa.

Los sistemas ERP de nueva generación

Si en el pasado los ERP se centraban sobre todo en las actividades administrativas y logísticas de la empresa, hoy se han incorporado a ellos una pluralidad de funciones como la gestión integrada de la relación con los clientes (CRM) y algoritmos capaces de relacionar los pedidos de los clientes con la capacidad productiva de los departamentos, con el fin de planificar la adquisición de materiales y organizar la producción con unamayor precisión, reduciendo desperdicios y errores.

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Hoy en día, los sistemas ERP también abarcan el campo de Business Intelligence al ofrecer funciones de informes cada vez más avanzadas, como el análisis de datos multidimensionales y la creación de informes personalizados actualizados en tiempo real.

Finalmente, los ERP de nueva generación, son capaces de explotar las posibilidades que ofrecen las interfaces basadas en la web y la lógica de la nube siendo la empresa un sistema abierto y permitiendo aplicar modelos de gestión empresarial cada vez más inteligentes, basados ​​en la colaboración, la flexibilidad y la producción ajustada.

Por qué las empresas deberían tener un ERP

En el escenario actual,  el 82% de las pymes españolas ya tienen software ERP instalado y la capacidad de una empresa para minimizar desperdicios y errores es cada vez más crucial para mantener niveles adecuados de competitividad en el mercado. El principal objetivo de los ERP es, precisamente, apoyar este desafío de optimización. Con un software de ERP, podrás conseguir:

  • Trabajar sobre una única base de datos independientemente de empresas multinacionales o con diferentes sedes.
  • Aligerar y hacer más eficientes la estructura como los procesos de gestión de la empresa.
  • Mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos de producción mediante la reducción de errores y desperdicios.
  • Lograr mejores habilidades de toma de decisiones y planificación gracias al acceso inmediato a toda la información y la capacidad de consultar y procesar fácilmente los datos de la empresa.
  • Aumentar la eficiencia del flujo de actividades minimizando el número de operaciones requeridas para cada tarea y estandarizando su duración.
  • Optimizar la asignación de recursos humanos y evaluar al personal sobre la base de resultados específicos y medibles.

La implantación de un sistema ERP es ahora imprescindible para cualquier gran empresa que quiera ser competitiva y desarrollar su negocio correctamente.La flexibilidad de la estructura modular, permite que las pequeñas y medianas empresas se beneficien de las ventajas que estas potentes herramientas ofrecen. Además con la inteligencia artificial en los nuevos sistemas ERP se logran importantes ventajas para las empresas, tales  como la capacidad predictiva donde se puede decidir y ejecutar de forma automática las acciones correspondientes.

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