Cómo elegir la mejor solución de Business Intelligence (BI) para su empresa

Cada vez más empresas están aprovechando la información relevante que extraen de los datos que poseen y generan para mejorar sus procesos y descubrir o adelantarse a las necesidades de sus clientes. Para el procesamiento de estos datos se requieren herramientas específicas que extraigan esta información y faciliten su intercambio dentro y fuera de la organización.

Así que la Inteligencia Empresarial o Business Intelligence (BI) nace como respuesta a la creciente necesidad de las empresas de establecer, a partir de los datos recabados, una estrategia de negocio que les permita llegar mejor a su público objetivo, así como para controlar sus procesos en indicadores clave.

La solución de BI ideal es aquella que permite a una empresa agilizar sus procesos, generar nuevas oportunidades de negocio y optimizar sus relaciones con los clientes. Para ello, la plataforma debe permitir a los miembros de la empresa manejar todos los datos disponibles para descubrir, mediante consultas e informes, cómo entresacar el valor de la información tras su análisis.

Esto es fundamental para impulsar un mayor conocimiento de la propia dinámica de una empresa, así como para favorecer una transformación digital generalizada. Actualmente ninguna empresa puede aspirar a ser un referente en su ámbito sin contar con un sistema de analítica basado en una solución de Business Intelligence.

Porque al hablar de una herramienta de BI, no sólo hablamos de un sistema de información, sino de un sistema integral para la toma de decisiones. El objetivo no es únicamente que la empresa tenga acceso a la información, sino que todas las áreas adopten la solución para optimizar sus procesos y mejorar las operaciones en general. Así que a la hora de elegir una plataforma de BI hay que saber diferenciar cuáles son las herramientas más adecuadas para cada requerimiento y sus posibilidades reales de integración en cada organización.

La decisión para seleccionar la herramienta de BI debe estar basada en objetivos de negocio y no de tecnología. Un fallo muy común es elegir una herramienta en base a requerimientos tecnológicos —compatibilidad con los sistemas presentes, facilidad de acceso o interfaz visualmente impactante—, en lugar de requerimientos de negocio, que son los que aportan verdadero conocimiento. 

Por tanto, es conveniente decidirse por una herramienta de calidad, cuyo valor esté contrastado, y que sea capaz de adaptarse a las necesidades de cada empresa, con amplios conocimientos de la solución requerida y una experiencia ampliamente demostrable. 

El mercado de Business Intelligence está principalmente controlado por los denominados “vendedores de marca”, es decir, los proveedores que regularmente venden una o varias marcas de herramientas de BI. El problema es que en muchas ocasiones están más interesados en promover ciertas herramientas que en cubrir las expectativas o necesidades reales de una empresa.

Por tanto, lo que debe primar sobre otras consideraciones (secundarias) a la hora de elegir una solución de BI para nuestra empresa es que sea posible acceder rápida y fácilmente a los indicadores clave de rendimiento, identificar debilidades para potenciarlas y administrar proactivamente cualquier tipo de proceso. Así mismo, hay que tener presente que al coste del software de BI habrá que añadirle el tiempo empleado para el estudio, implementación y mantenimiento del mismo. 

Resumiendo, lo más importante es tener claros cuáles son los objetivos de la empresa, es decir, para qué se quiere poner en marcha el proyecto y, por ende, cuál debe ser su alcance, y no perder la imparcialidad al comparar las distintas opciones a su alcance. 

Qué es una solución de Business Intelligence

Una solución de Business Intelligence es una herramienta TI que permite simplificar o automatizar completamente la tarea de recopilación de datos de diferentes orígenes y fuentes y organizarlos para que sean más fáciles de analizar. Por tanto, los datos se convierten en información valiosa que debe ser accesible para cualquier tipo de perfil profesional dentro de la empresa.

Contando con una solución de BI podremos, mediante paneles y presentaciones visuales, aumentar el valor de los datos al hacerlos comprensibles para todos los empleados.

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Actualmente los ERP’s de muchas empresas suelen integrar en sus plataformas herramientas de BI compatibles tecnológicamente que permiten elaborar informes predefinidos. Esto resulta un proceso clave en la transformación digital de las empresas para corregir errores, mejorar los procesos, predecir tendencias de mercado y tomar decisiones de forma más rápida y eficaz. 

El objetivo principal de una solución de BI es proporcionar información de valor en tiempo real siempre que el usuario la solicite. Para ello, se suelen emplear servicios cloud para que la información sea accesible desde cualquier dispositivo y/o lugar.

Una solución de Business Intelligence permite a una empresa:

  • Ampliar la comprensión de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la dinámica interna de la empresa.
  • Empoderar a los equipos de trabajo para tomar decisiones más informadas.
  • Abordar problemas específicos dentro del sector empresarial.
  • Desenterrar conocimientos valiosos ocultos en los datos.
  • Generar análisis avanzados que respalden decisiones estratégicas cruciales.
  • Incorporar el análisis de fuentes externas, dirigido a socios comerciales y clientes.
  • Desarrollar nuevas formas de análisis para enfrentar desafíos únicos.
  • Democratizar el acceso a informes integrados en las aplicaciones operativas.

Cómo plantear una estrategia de Business Intelligence exitosa

Los profesionales de BI y la dirección de una empresa deben plantear conjuntamente las necesidades que ambas partes requieren para conseguir una estrategia de Business Intelligence exitosa. Sólo de esta forma será posible alcanzar los objetivos deseados.

Así mismo, este tipo de proyectos no debe defenderlo únicamente el departamento de TI con el mando directivo, sino que debe ser un proyecto en conjunto, ya que los miembros dedicados al análisis de información deben conocer cómo están desarrollados los informes, paneles y aplicaciones para poder interpretar la información de manera correcta. Para lograr un buen entendimiento se debe poner el foco sólo en los objetivos relevantes para el negocio, lo que es innegociable, evitando tanto la falta como un exceso de información innecesaria.

Para que una solución de BI tenga un impacto generalizado en una empresa, tanto a corto como largo plazo, es preciso que el mayor número de usuarios tenga acceso a las funcionalidades de la misma. El objetivo de su implementación es integrar la potencia de análisis de datos que proporciona el BI en las aplicaciones operativas y flujos de trabajo de la empresa.

Por tanto, se debe implantar una metodología en la cultura de la empresa bien definida para que los resultados que se obtengan sean fiables y se puedan tomar decisiones al respecto de forma correcta, con la garantía de tener calidad en su información. 

Una de las funciones básicas de una herramienta de BI es la creación de informes para monitorizar el rendimiento de una empresa. Por tanto, debemos elegir la solución que sea más compatible con el entorno de la empresa para generar informes y alertas de manera intuitiva y sencilla. Para sacar el máximo rendimiento del análisis de los datos es importante tener en cuenta que se pueda combinar la información de múltiples fuentes y/o canales en un solo informe.

La simplicidad en el uso de la plataforma, tanto para los empleados de una empresa como para el usuario final, es un requisito a tener muy en cuenta. Para lograr esta simplicidad de uso es habitual que la implementación de una solución de BI requiera previamente de una gran cantidad de horas de consultoría y recursos, centrados en la carga de la información que, posteriormente, la herramienta de Business Intelligence explotará. Una correcta implementación puede pasar por aprovechar los recursos de la nube, que permiten acceder a la información en tiempo real y en múltiples dispositivos.

Pues bien, teniendo en cuenta la ingente cantidad de factores que entran en juego, ¿cómo podemos encontrar la solución de BI ideal?

Encontrar la solución ideal de BI para su empresa

Estas preguntas nos pueden ayudar a evaluar si la plataforma de Business Intelligence cumple con las necesidades y requisitos específicos de su empresa.

  1. ¿Las visualizaciones, gráficos y objetos cuentan con opciones intuitivas, naturales e interactivas de selección?
  2. ¿Se pueden llevar a cabo búsquedas utilizando múltiples palabras clave para descubrir relaciones entre los datos?
  3. ¿Es factible realizar análisis comparativos entre varios conjuntos de datos?
  4. ¿La plataforma permite a los usuarios explorar de manera no lineal y sin restricciones, en lugar de estar limitado a un flujo lineal? ¿Es posible reducir los datos de manera dinámica y adaptar las aplicaciones para mostrar subconjuntos diferentes según los permisos asignados a los usuarios?
  5. ¿La plataforma facilita el paquete y el conjunto de datos y visualizaciones dentro de las aplicaciones?
  6. ¿Existen controles y funciones a nivel de aplicación que posibiliten crear una experiencia interactiva, incorporando elementos como controles deslizantes, botones y opciones de diseño?
  7. ¿La plataforma ofrece interacciones basadas en lenguaje natural?

Los costes de implementar una solución de Business Intelligence

A la hora de contratar una solución de BI es necesario tener en cuenta los costes asociados. A continuación enumeramos los costes más comunes.

  • El coste de la licencia de software y su mantenimiento, así como los costes periódicos de las soluciones SaaS.
  • El coste de implementación de la plataforma y los servicios profesionales añadidos, tecnologías subyacentes requeridas y/o productos de terceros.
  • El coste del hardware (incluidos los servidores de producción de desarrollo) y su mantenimiento, así como los costes de redes, computación y almacenamiento.
  • El soporte continuo interno de IT y la formación de los usuarios.

Ventajas de implantar una solución BI en una empresa

Vamos a enumerar las ventajas más evidentes que se obtienen al implantar en una empresa una solución de Business Intelligence.

  1. Permite realizar una exploración de los datos y hacer descubrimientos de manera segura. Esto conlleva que se puedan combinar diversas fuentes de datos (sin pérdidas o errores) para analizarlas en una sola interfaz visual con acceso a diversas funcionalidades. En este sentido, facilita una mejor comprensión e interpretación de los indicadores clave de rendimiento o KPI y lo que sucede en la empresa, a través de la automatización de informes personalizados y objetos gráficos visuales (gráficos de barras o líneas, diagramas de dispersión, mapas de calor, histogramas, etc.). 
  2. Permite visualizar en tiempo real el estado de la empresa para respaldar decisiones estratégicas importantes. Cuanto más rápida sea la herramienta para recopilar y analizar los datos requeridos, mayor será su efectividad.
  3. Muestra información relevante que posibilita identificar patrones para así obtener las respuestas necesarias para cada caso. En este sentido, una solución de BI es capaz de descubrir conocimientos ocultos en los datos. 
  4. Identifica valores atípicos en los resultados de los informes del estado general del conjunto de datos para solucionar problemas específicos.
  5. Posibilita publicar y compartir contenido con otros miembros de la empresa.

Resumiendo, una solución de Business Intelligence permite a las empresas comprender los KPIs claves, capacitar a los empleados para que puedan tomar mejores decisiones, descubrir información oculta en tus datos y crear analítica avanzada para apoyar grandes decisiones estratégicas, entre otras.

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Procesos habituales donde se emplean estrategias de BI

Gestión de stock y optimización del proceso logístico

Las aplicaciones de BI ayudan a delimitar los periodos de estacionalidad, la optimización del almacenamiento y distribución de los productos, así como la rentabilidad de los mismos. Las empresas pueden de esta forma hacer más eficiente la logística.

Fidelización de clientes

Permite identificar, segmentar y categorizar diferentes tipos de clientes. De este modo, se pueden diseñar promociones personalizadas, aplicar descuentos puntuales o, incluso, sugerir acciones cuyos objetivos sean establecer o consolidar la relación de los clientes con la marca.

Obtención de nuevos clientes

Mediante el BI se pueden aplicar estrategias de atracción de nuevos clientes centradas en satisfacer su demanda de forma completamente personalizada, así como predecir la rotación de clientes con el objetivo de proyectar campañas para fidelizarlos.

Consejos para implementar una estrategia de BI con éxito

Veamos a continuación algunos consejos que nos ayudarán a establecer una estrategia de Inteligencia Empresarial de forma correcta.

Establecer objetivos prioritarios

Antes de que una empresa se embarque en la implementación de una solución BI, es necesario definir sus objetivos prioritarios con el objetivo de alinearlos con la estrategia empresarial. Es imprescindible saber qué objetivos esperamos obtener, a partir de la información proporcionada, para apuntalar que las decisiones que se tomen sean las adecuadas y se alineen con los objetivos previstos y/o deseados. De este modo, se podrá reaccionar con mayor celeridad ante los imprevistos.

Identificar métricas clave

Una vez establecidos los objetivos y previo a la implementación, hay que identificar los datos requeridos y el formato deseado. Esto no sólo ayuda a elegir la solución más adecuada, sino que también mantiene el enfoque a lo largo de todo el proceso. De esta forma, los datos se podrán analizar correctamente para convertirlos en información de valor que la empresa estará capacitada para interpretar y tomar decisiones más acertadas.

Recopilar la información necesaria es un proceso lento y delicado, pues no todos los datos relevantes se encuentran exclusivamente en las bases de datos de las empresas. Por norma general, muchos trabajadores gestionan sus propios archivos para realizar sus actividades y que son completamente independientes de los sistemas centralizados de su empresa. Por ello, hay que concretar cuántas fuentes de datos se emplean y cómo se extraen y vinculan los datos de la empresa. 

Elegir la herramienta idónea

Dependiendo de las prioridades, lo primero que habrá que decidir es si adquirir una solución gratuita, a la que será necesario, en muchos casos, dedicarle mucho tiempo y esfuerzo para optimizarla, o bien apostar por una solución tecnológica a medida para acelerar el proceso y poder abarcar todas las necesidades de las estrategias de BI.

En ambos casos es esencial escoger aplicaciones compatibles de análisis de datos, evitando una sobrecarga de tareas. Lo más recomendable es optar por soluciones integrales a las que no haya que ir añadiendo aplicaciones adicionales.

Por último, no hay que olvidar que, una vez definidos los objetivos y las metas de una empresa, es necesario realizar un estudio de los recursos TI disponibles. Esto permitirá valorar qué tipo de soluciones son compatibles con las necesidades y el presupuesto de la empresa.

Facilidad de uso y accesibilidad

Desde el punto de vista del usuario, cuanto más compleja sea la herramienta, menor será la posibilidad de obtener resultados útiles. No hay que olvidar que la accesibilidad a la herramienta, la compatibilidad entre sistemas (móvil, tablet, escritorio), así como que la herramienta sea de por sí intuitiva, es un punto a tener muy en cuenta a la hora de elegir la plataforma ideal para la empresa. 

Definir los objetivos básicos

Es recomendable centrarse inicialmente en uno o dos objetivos antes de implementar la estrategia de BI. Esto permite un progreso rápido y concentra los esfuerzos del equipo de trabajo, evitando que pueda sentirse abrumado por múltiples tareas. 

Modelado de datos limpios para configurar la estrategia 

En este punto es vital que se trabaje con datos limpios para ahorrar tiempo y dinero. Al recopilar las fuentes de información, estas deben tener un formato y modelado común. Una vez obtenidos todos los datos en bruto, estos deben ser tratados con el formato correcto para poder combinarlos y cruzarlos con otros datos modelo y así obtener información de valor que pueda ser tratada por los empleados de la empresa, atendiendo a los permisos de acceso que posean. De este modo, se podrá ir escalando en funciones, procesos y herramientas para acelerar los procesos y mejorar la toma de decisiones. 

Analizar los datos para ofrecer resultados

Para la obtención de resultados, se deben analizar una gran cantidad de datos de orígenes dispersos para darle un sentido legible y útil mediante la generación de gráficos, tablas y paneles de control. De este modo, se podrá visualizar la información relevante y automatizar los reportes de resultados, de una forma clara y sencilla para todos los interesados independientemente del nivel, área o departamento al que pertenezcan.

Validación de los resultados e indicadores de medición KPI 's

Una vez realizado el estudio de los objetivos y metas que la empresa desea alcanzar, formateado los datos de forma adecuada y desarrollado informes con la información actualizada de la empresa, podemos garantizar que las acciones que se lleven a cabo estarán alineadas con las necesidades y demandas de la organización.

Conservar los procesos eficientes

Hay que evaluar qué herramientas y funcionalidades actuales aportan realmente beneficios a la empresa. Si un proceso es efectivo, es recomendable integrarlo en el nuevo sistema a implementar.

transformando el negocio con la tecnoloa ia

Gracias a la innovadora tecnología de GAMCO, somos capaces de proporcionar una variedad de soluciones inteligentes para potenciar su empresa. Esto se logra a través de la experta gestión de datos, la exploración de nuevas fuentes de información, la utilización de avanzadas herramientas de generación de informes y la aplicación de técnicas de Inteligencia Artificial de vanguardia.

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